Политика конфиденциальности и обработки персональных данных

1. Общие положения

Настоящая Политика в отношении обработки персональных данных (далее — Политика) действует в отношении всей информации, которую сервис Dokflow (dokflow.ru, далее — Сервис) может получить о пользователе во время использования Сервиса, сайта dokflow.ru, а также в ходе исполнения любых соглашений с пользователем. Политика разработана в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

Настоящая Политика является информационным документом и не требует акцепта. Согласие на обработку персональных данных предоставляется отдельно, в порядке, установленном документом «Согласие на обработку персональных данных» (dokflow.ru/policy/consent).

2. Сведения об операторе

Оператор: Индивидуальный предприниматель Разнометов Денис Александрович
ОГРНИП: 321508100605056
ИНН: 503214773409
Электронная почта: privacy@dokflow.ru
Сайт: dokflow.ru

Ответственным за организацию обработки персональных данных является Разнометов Денис Александрович. Обращения по вопросам обработки персональных данных направляются на адрес privacy@dokflow.ru.

3. Права и обязанности Оператора

Оператор вправе:

самостоятельно определять состав и перечень мер, необходимых и достаточных для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных Законом № 152-ФЗ и принятыми в соответствии с ним нормативными актами;
запрашивать у субъекта персональных данных информацию, необходимую для уточнения его персональных данных;
поручать обработку персональных данных третьему лицу с согласия субъекта персональных данных на основании заключаемого с этим лицом договора, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Оператор обязан:

организовывать обработку персональных данных в соответствии с требованиями Закона № 152-ФЗ;
отвечать на обращения и запросы субъектов персональных данных и их представителей в порядке, указанном в разделе 12 настоящей Политики;
предоставлять уполномоченному органу по защите прав субъектов персональных данных по его запросу необходимую информацию в течение 10 рабочих дней с даты получения такого запроса;
обеспечивать свободный доступ к настоящей Политике;
принимать правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним.

4. Основные понятия

персональные данные — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определённому либо определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);
обработка персональных данных — любое действие или совокупность действий с персональными данными, совершаемых с использованием средств автоматизации или без их использования;
оператор — Индивидуальный предприниматель Разнометов Денис Александрович, организующий и (или) осуществляющий обработку персональных данных;
пользователь — физическое лицо, использующее Сервис от своего имени либо от имени и в интересах представляемой им организации.

5. Чьи данные и какие данные мы обрабатываем

Контактные данные, указанные при регистрации и обращении: имя, email, номер телефона.
Содержимое документов, загружаемых в Сервис для подготовки, проверки и обработки, и результаты их обработки. Такие документы могут содержать персональные данные пользователя или третьих лиц (например, реквизиты сторон договора) — ответственность за правомерность их загрузки несёт пользователь.
Технические данные посетителей сайта dokflow.ru: IP-адрес, данные cookie, сведения о браузере и устройстве — собираются автоматически средствами веб-аналитики для обеспечения работы и улучшения сайта.

Оператор не обрабатывает специальные категории персональных данных (о расовой и национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных и философских убеждениях, состоянии здоровья, интимной жизни, судимости), биометрические персональные данные и персональные данные несовершеннолетних. Загрузка в Сервис документов, содержащих такие сведения, запрещена Пользовательским соглашением. При выявлении подобных документов Оператор вправе прекратить их обработку и удалить.

6. Цели и правовые основания обработки

Предоставление доступа к функциям Сервиса и исполнение соглашения с пользователем.
Подготовка, проверка и обработка документов, загружаемых пользователем.
Связь с пользователем по вопросам работы Сервиса, включая уведомления согласно Политике информирования клиентов (dokflow.ru/policy/notifications).
Улучшение качества Сервиса и анализ посещаемости сайта.

Обработка осуществляется на следующих правовых основаниях:

предоставление доступа к функциям Сервиса, исполнение соглашения с пользователем, подготовка и исполнение договора — п. 5 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ;
обратная связь по обращениям и заявкам, регистрация личного кабинета — п. 1 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ (согласие субъекта);
обработка документов, загружаемых пользователем, — поручение пользователя в соответствии с ч. 3 ст. 6 Закона № 152-ФЗ (раздел 9.1 настоящей Политики);
обеспечение функционирования и безопасности сайта — п. 7 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ (законные интересы Оператора);
направление информационных и рекламных сообщений — п. 1 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ (отдельное согласие субъекта).

7. Порядок и условия обработки

Обработка осуществляется смешанным способом — с использованием средств автоматизации и без их использования.

Документы, загружаемые в Сервис, анонимизируются перед обработкой, в том числе перед возможной передачей во внешние ИИ-модели, привлекаемые для выполнения обработки. Итоговый результат деанонимизируется перед выдачей пользователю. Подробнее — на странице «Безопасность» (dokflow.ru/bezopasnost).

Запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение и извлечение персональных данных граждан Российской Федерации осуществляются с использованием баз данных, расположенных на территории Российской Федерации, в соответствии с ч. 5 ст. 18 Закона № 152-ФЗ.

8. Сроки хранения

Данные учётной записи хранятся на протяжении всего срока использования Сервиса и удаляются при удалении учётной записи по запросу пользователя.
Загруженные документы и результаты их обработки хранятся в соответствии с тарифом пользователя либо до их удаления пользователем самостоятельно.
Переписка по обращениям в службу поддержки хранится 1 год с даты последнего сообщения.
Служебные журналы веб-сервера хранятся не более 30 дней с последующим автоматическим удалением.

9. Передача третьим лицам

Оператор не передаёт персональные данные третьим лицам для целей, не связанных с работой Сервиса, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации, либо с отдельного согласия пользователя.

9.1. Обработка персональных данных по поручению пользователя

Персональные данные третьих лиц, содержащиеся в документах, загружаемых Пользователем в Сервис, обрабатываются Оператором исключительно по поручению Пользователя, в определённых им целях и объёме, необходимых для выполнения запрошенной обработки документа.

В отношении таких данных Пользователь выступает оператором персональных данных, а Оператор — лицом, осуществляющим обработку персональных данных по поручению оператора в соответствии с ч. 3 ст. 6 Федерального закона № 152-ФЗ. Условия поручения определены Пользовательским соглашением.

Оператор не определяет цели обработки таких персональных данных, не использует их для собственных целей, не передаёт третьим лицам, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации, и обязан соблюдать их конфиденциальность и обеспечивать их безопасность.

Обязанность получить правовое основание для обработки персональных данных третьих лиц, включая согласие субъектов, лежит на Пользователе.

10. Трансграничная передача данных

Оператор не осуществляет трансграничную передачу персональных данных. Документы перед передачей во внешние системы обработки, в том числе ИИ-модели, анонимизируются — переданные сведения не позволяют прямо или косвенно определить субъекта персональных данных и не являются персональными данными в значении ст. 3 Закона № 152-ФЗ. Подробнее об анонимизации — в разделе 7 и на странице «Безопасность» (dokflow.ru/bezopasnost).

11. Обеспечение безопасности

Оператор принимает правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения и иных неправомерных действий, в том числе:

назначено лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных;
приняты локальные акты по вопросам обработки и защиты персональных данных;
определён перечень лиц, доступ которых к персональным данным необходим для выполнения обязанностей, доступ разграничен по учётным записям;
применяется шифрование канала передачи данных (протокол TLS/HTTPS);
пароли учётных записей хранятся в виде необратимых хеш-значений;
применяется обезличивание персональных данных перед передачей во внешние системы обработки;
ведётся регистрация и учёт действий пользователей в информационной системе;
применяются средства антивирусной защиты и межсетевого экранирования;
осуществляется резервное копирование с проверкой возможности восстановления;
проведена оценка вреда, который может быть причинён субъектам персональных данных;
осуществляется внутренний контроль соответствия обработки требованиям законодательства.

Информационная система персональных данных Оператора отнесена к 4-му уровню защищённости в соответствии с постановлением Правительства РФ от 01.11.2012 № 1119.

В случае выявления неправомерной передачи персональных данных Оператор уведомляет уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных в сроки, установленные ч. 3.1 ст. 21 Федерального закона № 152-ФЗ.

12. Права субъекта персональных данных и порядок обращения

Пользователь вправе:

получить сведения об обработке своих персональных данных;
требовать уточнения, блокирования или уничтожения своих персональных данных, если они являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки;
отозвать согласие на обработку персональных данных;
обжаловать действия или бездействие Оператора в Роскомнадзор или в судебном порядке.

Обращение направляется на адрес privacy@dokflow.ru с указанием фамилии, имени, отчества, сведений, подтверждающих связь с Оператором (например, email или телефон, использованные при регистрации), и сути требования. Ответ направляется в течение 10 рабочих дней с даты получения обращения.

13. Файлы Cookie

Сайт dokflow.ru использует файлы cookie и аналогичные технологии для обеспечения корректной работы сайта и сбора обезличенной статистики посещаемости (переходы, просмотры страниц, источники трафика). Для веб-аналитики используется сервис Umami, ориентированный на приватность: по умолчанию он не использует файлы cookie для идентификации посетителей и не формирует профиль личности пользователя.

Пользователь может управлять cookie-файлами через настройки своего браузера, включая их блокировку или удаление. Отключение cookie может ограничить часть функциональности сайта, не связанной с работой личного кабинета.

14. Изменения Политики

Оператор вправе вносить изменения в настоящую Политику. Действующая редакция Политики размещена в свободном доступе по адресу dokflow.ru/policy/privacy.